职场Email

必须知道的

礼节

Beverly TAM

想必很多上班族到办公室开机后第一件事就是打开outlook,然后开始一天的上班生活。这几年中感觉还是积累了不少收发邮件的门道,来给职场新人分享一下。

门道一:TO(收件人)和CC(抄送)都放谁?


我经常要做各种会议记录,以前我都把所有人全部都放到收件人一栏里,抄送栏里只放我的直属上司。后来我了解到:To一栏,放的是所有到场的与会者,不管该来的还是不该来的,只要出席会议,就有权收到会议记录;CC一栏,放的那些应该知道会议内容的大领导,集团董事,总经理,以及那些应该来开会而没来的。

有时别的部门会向我咨询一些信息,回复的时候收件人当然是那个同事或领导,抄送一栏里,我必定要放上我的直属上司,这至少有两个含义:
•    体现对上司的尊重
•    让上司知道你都干了什么,不做默默奉献的老黄牛

此外,抄送一栏里还要放上对方上司的邮箱,这个道理和上面是一样的,如果这位同事做了什么不该做或越权的事情,TA的领导知道了不仅仅会迁怒于那个同事,也会迁怒于你,虽然不是你的上司,也不要得罪的好。而且,如果是要求对方做的事,你抄给自己领导是为了以后领导能保护你,抄给对方领导是给对方一个威慑力。

门道二:附件要谨慎


不知道大家有没有这种情况:发了邮件让别人查看附件,结果自己忘了添加附件。这样子很容易让人对你产生工作不仔细、不负责任的坏印象。

所以在发送带有附件的邮件之前,收件人、抄送栏里我都是空白的,先写邮件正文,然后附附件,仔细检查了一遍确认无误然后再挨个放上收件人、抄送,最后再看一遍,检查一下附件是否准确,然后再发出去。

还有一个小诀窍,只要设置了outlook的电脑,对你要发送的文件点右键,就会有一个“发送到——邮件接收者”,然后就自动跳转到发邮件页面,附件也自动附上了,速度快又准确。缺点是这样发送邮件的话,原来设置的签名就没有了,而且只能发送出去后才能再回到outlook收件箱,很多大公司要求设置标准邮件签名的,尤其是对外邮件,所以这个只适合内部发送文件。

门道三:BCC(密送),危险又迷人


之所以说BCC迷人,因为确实觉得很有意思,你能在收件人不知道的情况下神不知鬼不觉抄送给其他人。有时别的部门领导或同事问一些比较隐晦的信息,而又不方便公然把我老板放在抄送栏,就可以用这个功能。领导能做到心里有数。

之所以危险是因为outlook里还有一个“全部答复”的功能,你将那个人放到密件抄送里,当然不想让收件人知道你发给密件抄送的人,而密件抄送的那个人有时没注意看自己的位置在哪里,事情到节骨眼儿上一着急就答复所有,这样你的小心计就付诸东流了。

所以BCC的时候,最好提前知会一下被BCC的那个人,说明是密件抄送给TA的,如果TA要介入,谨慎一点。

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